GTD 时间管理，让工作变得轻松高效

前言

《欢乐颂》火的那段时间，我也是一口气看完的。当时看的时候，发现了一个细节：邱莹莹的办公桌上贴满了便利贴。

莹莹的正前方是便利贴：

莹莹的右边也是便利贴：

团长之前讲过一些电脑操作和APP，今天借这个便利贴来普及一个高大上的概念——GTD。

如果你平时的杂事比较多、中断多，或者不知道如何平衡工作和生活的大事小情，此时，爱学习的你肯定会去研究一些高效工作的方法。

研究来研究去，最后还是会回到GTD上面来。当你将这些科学的方法运用自如时，“既能出色地完成工作、又能快乐地享受生活”这种想法是有可能实现的。

什么是GTD

GTD就是Getting Things Done的缩写，翻译过来就是“把事情做完”。

GTD的概念源于David Allen的一本畅销书《 Getting Things Done：The Art of Stress-Free Productivity》，这本书中文可翻译为《搞定：无压工作的艺术》。

GTD的五个核心原则是：收集、整理、组织、回顾、执行。如今，GTDer则用来表示专门学习、实践、并探索这种时间管理方式的人。

下面我说几点特别的。

四象限法则

四象限法则是最基础的概念，如下图所示：

我来分别把每个象限描述一下。

• 第一象限：重要而且紧急的事情。

立刻去做。工作压力也主要来源于此。

其实第一象限中80%的事情来源于第二象限中没有被处理好的事情。

• 第二象限：重要但不紧急的事情。

有计划地做。

我们应该尽可能地将时间投入到这部分来。好好理解。

• 第三象限：不重要但紧急的事情。

交给别人去做。

第三象限的事情是自己忙碌而盲目的源头。最好的解决办法是：要么交给别人做，要么拒绝。

• 第四象限：不重要也不紧急的事情。

尽量少做。第四象限的事情包括很多呀，比如：打游戏、看《欢乐颂》等。没啥好说的。

总结：要给重要不紧急的事情留出足够的时间，否则它会沦为重要且紧急的事情。

猴子法则

比如说，你在专心做自己的事情，突然有个同学说要你帮个忙，很急；于是，你放下手中的工作，去帮他。结果发现：你要帮的这件事情，已经完全由你来接手了。你好不容易解决好了，过了几天，同学又跟你说：“大事不好，上次没帮我解决彻底，估计还要麻烦你一次。”

呵呵，这事儿还没完，以后再碰到类似的事情，你还是逃不掉，第一个想到的人就是你。

现在咱们来说说猴子理论。一开始猴子是在同学的背上，接着，你答应要帮忙之后，这只猴子就会悄悄地向你的背上跨过来一只脚。等你正在怀着赤子之心全心全意地帮他解决问题时，猴子便已经完全转移到了你的背上。这就是猴子理论。

当你身上的猴子越来越多时，你的时间和精力就已经完全被第三象限占有了。

团长以前经常被猴子闹腾，自从把这四个象限理清楚之后，学会了四个字：善于拒绝。

当你走出了第三象限之后，就要考虑如何走入第二象限。如果第二象限的问题没有处理好，就会被迫进入第一象限。

处理突发事件时：要事第一

团长平时习惯尽量把事情安排在自己的掌控之中，但各种中断会经常打乱这种规划。不过，话又说回来，生活充满未知，未来才会有所期待。

遇到突发事件时，要事第一。这是你在作抉择时的一个非常的重要原则。

另外，需要提醒你的是，“重要的事情”是相对于你自己来讲的，而不是相对于别人来讲。如果你不理解这一点，小心自身难保。

《Getting Things Done》这本书中提到过：如果突发事件可以在两分钟之内完成，那就立刻完成。这种事情的举例：

• 倒一杯水

• 上个厕所

• 家里来电话了

• 找团长要PS的学习资源

这么做是因为：两分钟（团长认为三分钟更合适）基本上是一道时间分界线。从这里开始，你对某些情况进行归档保存所花费的时间，远远超出了当你第一次发现这个问题时就动手解决所需要的时间。

待办清单

随手把任务写在便利贴上，这个习惯并不好。任务少的时候，可以起到提醒的作用；一旦任务多了，你的桌子周围就成了一个垃圾厂。最大的问题是：你对工作缺乏组织和规划。

最好的办法是，你可以把任务写在纸上，进行分类和整理。当然，写在手机上也是可以的。

这里推荐两个比较好用的待办清单类APP：「滴答清单」和「其妙清单」。哪个好用就看你自己的喜好了。团长平时用滴答清单比较多。效果如下：

在手机桌面上显示的效果也不错：

去年在找工作时，每天都会涌现大量的招聘信息，防止遗漏，团长专门列出了一个待办清单，效果如下：

列待办清单只是第一步，还有其他的工作方法和习惯需要培养。久而久之，当你碰到一件事情时，你会很自然地区分出这件事是属于哪个象限；每天定时收发邮件时，会知道该怎么处理和归档。使用多个带有不同标签的文件夹来科学管理自己的任务列表，会显得神清气爽。

iOS上有一款很贵的GTD软件：Omnifocus。土豪买了之后肯定不后悔。

推荐两本书

本文的目的是让你明白GTD的重要性，以及激发你学会并善用GTD的动力。

如果你真想要学习地更全面点，什么网上资料都不要查（查了又能如何），也没必须要在知乎上搜相关话题（废话太多）。

首先应该做的是，找本书看看，这会让你了解得更系统。

• 书籍推荐：《小强升职记》

不要被这逗逼的书名吓到了，这本书是GTD的通俗版本，而且实用性很强。当然，书中啰嗦话也不少。非常推荐给初学者。

• 书籍推荐：《搞定：无压工作的艺术》

这本书才是最经典的。作者可是GTD的鼻祖呀。

对于初学者而言，上面这两本书中，推荐你先看《小强升职记》，因为这本书都是用大白话写的，读起来轻松愉快，更容易接受一些。再看《Getting Things Done》，你会豁然开朗的。

看完书后，网上有两篇文章，推荐你看一下。

第一篇：《一年多的GTD和自我管理之路》。链接：http://www.gtdlife.com/2015/3918/gtd-way/

第二篇：《八年的时间管理，活成我想要的样子》。链接：http://www.jianshu.com/p/5bf26efb7fd1

最后一段

说到底，总结为一句：养成良好的工作习惯。

对了，今天在公众号的菜单栏中增加了一个板块，叫「干货店」，感兴趣的童鞋不妨点开瞧一瞧~